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DIGITALIZZAZIONE DI DOCUMENTI
DIGITALIZZAZIONE DI DOCUMENTI
CASE HISTORY: ACCENTRAMENTO RAPPORTI CLIENTELA

Accentramento rapporti clientela

Servizio di accentramento rapporti (c/c, prestiti, mutui,…) tramite riorganizzazione, digitalizzazione ed archiviazione esternalizzata.

ESINGENZA

Nell’ambito delle pratiche di dematerializzazione in uso attuale nei principali istituti di credito del paese, assume particolare importanza la riorganizzazione ed omologazione dei rapporti intrattenuti con la clientela, al fine di:
  • individuare eventuali lacune nella documentazione, alcune in grado di invalidare l’intero rapporto (come un rapporto di fido non firmato);
  • dare in custodia gli originali ad un servizio efficiente e sicuro di archiviazione esternalizzata, presente sul territorio, per prevenire smarrimenti dovuti ad un’errata catalogazione;
  • disporre delle copie digitali al bisogno in tempo reale, grazie ad una base dati costantemente aggiornata;
  • mantenere l’integrazione con i servizi informativi della Banca.
Tale progetto, oltre a facilitare il rapporto con la clientela, rende la Banca al 100% compliant con i requisiti sempre più stringenti degli enti preposti all’ispezione, tra cui i compiti di vigilanza di Banca d’Italia.

SERVIZIO

Già le principali realtà bancarie siciliane hanno adottato la nostra metodologia e ci hanno affidato il loro archivio rapporti, che sarà custodito nei nostri archivi di elevati standard di sicurezza ed affidabilità.

La nostra offerta è facilmente modulabile secondo l’esigenza e l’organizzazione del cliente e si basa su strumenti tecnologicamente avanzati, messi a disposizione del cliente o utilizzati dai nostri addetti. Ogni utente accede alle applicazioni secondo un proprio profilo, rispettando gli standard di sicurezza e di privacy richiesti, secondo la politica del minimo privilegio.

VERIFICA DOCUMENTAZIONE

È forse l’obiettivo principale di tutto il progetto. Una fase di verifica di consistenza della documentazione dei rapporti, essenziale per continuare a considerare il documento valido a norma di legge. Un codice fiscale mancante o una firma non apposta regolarmente rischiano di rendere il documento inutilizzabile in una eventuale controversia col cliente.

L’operatore (nostro o della Banca) confronta la documentazione cartacea col rapporto richiamato dal sistema informativo centrale, integrato con le nostre applicazioni (Docman), e registra la presenza di allegati e firme richieste. L’operatore viene guidato nella verifica dalla check-list associata a ciascuna tipologia documentale.

Ad ogni rapporto verificato viene associato un marker che rappresenterà il documento durante tutta la sua vita all’interno dei nostri sistemi.

TRASFERIMENTO ORIGINALI

Esauriti i controlli di ciascun rapporto, essi vengono inseriti in UDA (unità di archiviazione) da spedire ai nostri archivi. Le modalità di spedizione (corriere, frequenza, ecc.) sono completamente personalizzabili secondo esigenza del cliente.

Ogni UDA è contrassegnata da un’etichetta. Nel caso siano fornite da noi, le UDA saranno posizionate nei nostri archivi sempre con la medesima etichetta. All’interno dell’UDA sarà inserito un testapacco con l’elenco dei documenti contenuti.

Una specifica applicazione di tracking (Tracket) viene fornita per seguire le fasi di trasferimento delle UDA. È disponibile su web e su mobile per facilitare il tracciamento anche tramite il corriere.

RISCONTRO, DIGITALIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE

Ciascuna UDA viene riscontrata all’arrivo nei nostri archivi, insieme ai documenti in essa contenuti. Se richiesto il double-checking, viene effettuata una verifica della check-list compilata in fase di catalogazione.

I documenti che passano i controlli sono pronti per la digitalizzazione. La nostra batteria di scanner ad alta velocità li prende in carico in modalità semi-automatica, eventualmente permettendo all’operatore una verifica sulla qualità della scansione.

Le anomalie riscontrate generalmente danno luogo alla restituzione del documento al mittente perché possa essere “sanato”, ma diverse opzioni sono disponibili in alternativa.

Alla fine del processo il documento è caricato sulla nostra base dati, insieme con la sua copia digitale, e disponibile su piattaforma web (Arkelia) per la consultazione diretta o la richiesta originali.

Contemporaneamente la scatola viene archiviata in magazzino.

NOTIFICHE, TRACKING E REPORTISTICA

È disponibile una gran varietà di notifiche, personalizzabili secondo le esigenze del cliente, per esempio per ogni anomalia riscontrata.

Se attiva l’opzione tracking, il documento è tracciato in tutta la sequenza di passi che attraversa dalla presa in carico, fino alla sua digitalizzazione. In ogni caso lo stato scansionabile/scansionato è sempre disponibile.

La reportistica è uno strumento utile ai supervisori del processo per tenere sotto controllo i volumi, i tempi di lavorazione, le criticità

INTEGRAZIONI

I nostri sistemi si integrano facilmente con i sistemi informativi del cliente per le query necessarie ad individuare un documento e per i rapporti di versamento prodotti nel formato desiderato.

PERSONALIZZAZIONI

Il processo sopra descritto è uno standard facilmente replicabile in tutti gli ambienti analoghi. Sono possibili personalizzazioni, modifiche ed automatismi molto facilmente grazie alla natura aperta dei nostri sistemi ed applicazioni.
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