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ARCHIVIAZIONE CARTACEA
ARCHIVIAZIONE CARTACEA E SOLUZIONI SOFTWARE
CASE HISTORY: CURATORI FALLIMENTARI

I nostri servizi di archiviazione come supporto all’inventario e alla custodia dei beni materiali di un fallimento

Molto spesso nelle procedure concorsuali si riscontra la necessità di vendere gli immobili di proprietà dell’azienda sottoposta a procedura ovvero rescindere il contratto di locazione dell’immobile presso cui l’azienda svolgeva la propria attività.
In assenza infatti di diverse previsioni dei documenti della vendita, l’acquirente ha diritto alla consegna di un bene libero (completamente) da persone e cose, così come il locatore dell’immobile.
Questa necessità comporta l’esigenza di dover liberare gli immobili, da tutti i beni in inventario, con particolare attenzione alla documentazione contabile e fiscale soggetta all’obbligo di conservazione almeno decennale.
Alcuni curatori spostano questi documenti presso i propri studi, e li custodiscono fino alla fine della procedura, assumendosi la responsabilità della custodia.
Tuttavia, dove la documentazione da conservare è tanta, il problema risulta spesso senza soluzione. Volendosi affidare ad un partner per la gestione esternalizzata dei beni ad inventario del fallimento, bisogna considerare i seguenti aspetti:
Volendosi affidare ad un partner per la gestione esternalizzata dei beni ad inventario del fallimento, bisogna considerare i seguenti aspetti
  1. Rapidità e professionalità dello sgombero (sopralluogo della ditta, presa in carico, documentazione a corredo);
  2. Idoneità del magazzino di custodia (strutture archivistiche a norma, con destinazione d’uso esclusivo per l’ARCHIVIAZIONE, Sistemi di videosorveglianza digitale. Sistemi di rilevamento e di allarme, ...)
  3. Certificazioni (Qualità, Ambientale...)
  4. Classificazione delle tipologie documentali per stabilire tempi e modi di custodia/scarto e gli eventuali obblighi di conservazione.
  5. Possibilità di digitalizzazione di specifiche tipologie documentali (o parti di esse) con disponibilità di consultazione da remoto.
  6. Ricerche specifiche di documentazione e richiesta originali, copie cartacee/digitali.
  7. Restituzione del fondo archivistico.
  8. Disponibilità di consulenza tecnica specifica sulla gestione documentale.
Grazie al successo dei primi progetti pilota, abbiamo strutturato un servizio che prevede la gestione completa degli archivi delle società fallite o soggette a procedure concorsuali, custodendo la documentazione della Procedura Fallimentare, dal momento della presa in carico della documentazione fino al ritiro definitivo da parte della Procedura o all’autorizzazione di invio a macero.
I nostri servizi dedicati ai professionisti della gestione delle procedure concorsuali sono:
  • Sopralluogo gratuito da parte di nostro personale qualificato;
  • Predisposizione del preventivo di spesa per la richiesta di autorizzazione al Giudice Fallimentare;
  • Presa in carico rapida e completa della documentazione della Procedura Fallimentare: questo servizio permette di liberare in tempi brevi l’immobile così da consentirne la migliore gestione nella procedura e al contempo consentendo al professionista di esternalizzare in sicurezza la gestione documentale, senza gravare sui propri locali o sul proprio personale; l’attività di presa in carico è comprensiva di inscatolamento, classificazione su file elettronico, trasferimento e messa in sicurezza della stessa mediante posizionamento in archivi certificati;
  • Deposito presso locali a norma di legge e certificati (strutture archivistiche a norma, tutte con destinazione d’uso esclusivo per l’ARCHIVIAZIONE, Strutture portanti e pareti perimetrali e divisorie interne realizzate in cemento armato precompresso con caratteristiche chimico-fisiche di resistenza al fuoco della struttura e della parete divisoria interna conformi alle specifiche REI 120/180, Sistemi di videosorveglianza digitale. Sistemi di rilevamento e di allarme collegati al centro di controllo di una società di vigilanza armata privata. Deposito di carta e carte fotografiche con quantitativi in massa > 50.000 kg per attività 34.2/C, 49 1/A, 35.2/C, …);
  • Gestione dei processi certificata (Qualità ISO 9001:2015, Ambientale ISO 14001:2015, Salute e sicurezza sul lavoro 45011:2018, Sicurezza delle informazioni ISO 27001:2014)
  • Servizi di consultazione e recapito dei documenti eventualmente da consultare;
  • Scansione massiva: scansione di interi raccoglitori;
  • Servizi di ritiro definitivo e macero, previa autorizzazione formale alla scadenza del periodo di conservazione.
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